Documentale

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Il Documentale smart con Blockchain

Le soluzioni Document Management System (DMS) e il loro ruolo continuerà a crescere nei prossimi 10 anni.

 

 

Stando ai rapporti di ReportLinker (ottobre 2020) il mercato globale dei sistemi di gestione dei documenti è stato valutato a 4,89 miliardi di dollari nel 2019 e si prevede che raggiungerà i 10,17 miliardi di dollari entro il 2025, registrando un CAGR del 13,04% nel periodo 2020-2025.

Il mercato dei sistemi di gestione dei documenti (DMS) è in continua evoluzione, spinto dalla necessità di una maggiore efficienza sul posto di lavoro. Il miglioramento delle tecnologie e l’esecuzione efficiente del DMS dovrebbero eliminare gradualmente il tradizionale concetto di file cartacei.

Sempre ReportLinker sostiene che il miglioramento delle tecnologie e l’esecuzione efficiente del DMS dovrebbero eliminare gradualmente il concetto tradizionale di archivi cartacei.

Secondo Xerox, il 46% dei dipendenti delle piccole e medie imprese continua a sprecare tempo ogni giorno in flussi di lavoro inefficienti legati alla carta. Ciò significa che i sistemi di gestione intelligente dei documenti possono migliorare questi processi.

Spesso non c’è consapevolezza nella gestione dei documenti che portano con sé le informazioni e le istruzioni che mettono in moto la catena logistica e quella produttiva.

È quindi logico che tanto più il workflow documentale si muove rapidamente e senza intoppi, tanto migliori saranno le performance dell’ecosistema aziendale e, in ultima analisi, i risultati di business.

La digitalizzazione è solo il primo passo per consentire ai documenti di essere integrati con il DMS, che in funzione delle regole stabilite dagli amministratori di sistema li mette a disposizione dei team, delle business unit, delle unità produttive e persino delle macchine, in modo da orchestrare il flusso informativo lungo la catena del valore.

I vantaggi immediati sono due

  • un primo vantaggi sono i file che vengono salvati in Cloud, il quale garantisce la massima accessibilità ai documenti a qualsiasi utente, specialmente in mobilità. Contratti e modulistica da presentare a clienti e partner, ma anche manuali e istruzioni procedurali divengono immediatamente disponibili su tutti i supporti, in tutti i luoghi, sostenendo tra l’altro i programmi di Smart Working orientati alla creazione di un vero e proprio anywhere office.
  • un secondo vantaggio è l’introduzione della memorizzazione in Blockchain del documento (smart contract) , offrendo la garanzia di conservazione del documento stesso, immutato nel tempo e vigilato dal robot, smart contract che garantisce la custodia in modalità incorruttibile. Inoltre si snellisce sensibilmente tutti i processi approvati, eliminando i costi della carta e i passaggi di mano che rallentano i vari iter o che – a volte – fanno sfumare occasioni di vendita.

Riduzione dei costi cartacei, maggiore competitività e maggiore valore capitale

La riduzione dell’uso di carta, inchiostro per stampanti e schedari sottraggono spazio e risorse umane necessarie a gestirli. Puntando su una soluzione di Gestione Documentale smart e sull’innovativo utilizzo della Blockchain,

le aziende hanno oggi la facoltà di abbattere la spesa in materiali consumabili (e fisici) e di garantirsi una immediata certezza di completa conservazione dei documenti.

Oggi si può affermare che i documenti rappresentano uno spaccato nitido dell’andamento del business: il loro contenuto ne descrive l’evoluzione, ma anche lo status quo e le potenzialità esprimibili da ciascun gruppo di lavoro, in ciascuno dei progetti in corso.

Si ottiene una vera e propria fotografia dettagliata che può aiutare in modo determinante il management quando è difronte a scelte strategiche per il medio-lungo termine o per effettuare cambi tattici sul piano organizzativo nel pieno svolgimento di un processo. Non è solo il contenuto dei documenti, è il modo in cui vengono fruiti, modificati e condivisi che può fungere da cartina tornasole per le decisioni da prendere.

Noi al Document Management System (DMS) aggiungiamo l’uso smart dei documenti in Blockchain garantendo nel tempo competitività e valore capitale.

Questo è l’unico modo sicuro per mappare, gestire e tenere sotto controllo tutti i processi, o quelli resi più necessari per l’azienda PMI.

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A chi ci rivolgiamo

Alle medie aziende strutturate e alle piccole in fase di crescita, che necessitano di ottimizzazione dei processi interni e di innovazione, per migliorare la propria visibilità ed essere più competitivi nel proprio mercato di riferimento.

Come lavoriamo

La nostra azienda ha come mission quella di essere un partner tecnologico e di affari.

Dopo un’attenta analisi iniziale della realtà aziendale, aiutiamo i nostri clienti a raggiungere gli obiettivi concordati garantendo un patto di riservatezza contrattualizzato.

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